Montagmorgen in der HR-Abteilung: Der Kaffee läuft, Outlook quillt über und im Bewerbermanagementsystem warten bereits 50 neue Bewerbungen. Klingt erstmal nach einer guten Nachricht. Viele Bewerbungen bedeuten schließlich viele Chancen, oder?

Die Realität sieht oft anders aus. Recruiter*innen verbringen Stunden damit, PDFs zu öffnen, Anschreiben zu überfliegen und Lebensläufe mit Anforderungen abzugleichen. Und am Ende bleibt häufig Ernüchterung: Ein Großteil der Bewerbungen passt schlicht nicht zur Stelle.

Laut einer aktuellen Stepstone-Studie bewerten 80 % der Recruiter*innen eingehende Bewerbungen als höchstens mittelmäßig. Noch alarmierender: 81 % sagen, die Qualität habe sich in den letzten zwei Jahren deutlich verschlechtert.

Das Problem betrifft längst nicht mehr nur Unternehmen – sondern auch Bewerber*innen selbst.

Wenn Bewerben zur Massenabfertigung wird

Noch vor einigen Jahren war eine Bewerbung mit Aufwand verbunden. Unternehmen recherchieren, Anschreiben formulieren, Unterlagen zusammenstellen, mehrfach prüfen. Heute gehts deutlich schneller, es es oft nur wenige Klicks sind.

Mit One-Click-Bewerbungen und KI-Tools wie ChatGPT oder Perplexity hat sich der Bewerbungsprozess massiv beschleunigt. Das klingt zunächst effizient, führt aber häufig dazu, dass Individualität verloren geht.

Bewerbungen werden perfekter, aber dafür austauschbarer.

Recruiter*innen berichten zunehmend, dass Unterlagen zwar formal korrekt sind, aber kaum noch Persönlichkeit zeigen. Laut Studie empfinden:

• 73 % der Recruiter*innen KI-generierte Bewerbungen als weniger authentisch
  
• 69 % kritisieren fehlende Individualität
  

Das eigentliche Problem ist dabei nicht die Technologie selbst. KI kann unterstützen, Texte strukturieren oder Fehler vermeiden. Kritisch wird es erst dann, wenn Bewerbungen nur noch automatisiert „rausgeschickt“ werden ohne, dass sich Bewerber*innen mit der Stelle beschäftigt haben.

Die Folge: Bewerbungsfluten ohne Qualität

Viele Bewerber*innen verfolgen inzwischen das Prinzip: möglichst viele Bewerbungen verschicken, irgendwo wird es schon klappen. Doch genau dieser Ansatz sorgt für viele Probleme auf beiden Seiten.

Die häufigsten Gründe für Absagen sind laut Stepstone:

• Fehlende relevante Fähigkeiten
  
• Zu wenig Berufserfahrung
  
• Unzureichende Sprachkenntnisse
  
• Rechtschreibfehler
  
• Unklare Lücken im Lebenslauf
  

Besonders spannend:

42 % der Bewerber*innen geben zu, sich schon einmal „auf gut Glück“ beworben zu haben.Eine Bewerbung wird dadurch oft nicht mehr als gezielte Entscheidung gesehen.

Warum Unternehmen darunter genauso leiden

Nicht nur Bewerber*innen verlieren Zeit – auch Unternehmen zahlen einen hohen Preis. HR-Teams verbringen durchschnittlich fast 10 Arbeitstage pro Stellenausschreibung damit, ungeeignete Bewerbungen zu sichten und auszusortieren. Das entspricht rund 80 Stunden Verwaltungsaufwand pro Stelle.

Und genau darin liegt ein großes Problem moderner Recruiting-Prozesse. Denn die Folge ist, dass Recruiter*innen heute immer schneller entscheiden müssen – oft innerhalb weniger Sekunden.

Das erhöht nicht nur den Druck, sondern auch das Risiko von Fehlentscheidungen. Fehlbesetzungen kosten Unternehmen je nach Position schnell zwischen 43.000 und 175.000 Euro.

Das eigentliche Ziel von Recruiting – nämlich passende Menschen und passende Unternehmen zusammenzubringen – gerät dabei immer stärker in den Hintergrund.

Mehr Bewerbungen bedeuten nicht automatisch bessere Bewerber*innen

Viele Unternehmen messen Recruiting-Erfolg noch immer an Zahlen:

• Wie viele Bewerbungen kamen rein?
  
• Wie hoch war die Reichweite?
  
• Wie viele Klicks hatte die Stellenanzeige?
  

Doch die entscheidende Frage lautet eigentlich: Wie viele wirklich passende Bewerbungen sind dabei?

Denn Masse erzeugt nicht automatisch Qualität. Im Gegenteil: Zu viele irrelevante Bewerbungen verlangsamen Prozesse, erschweren gute Entscheidungen und frustrieren alle Beteiligten.

Hier setzt anonymes Recruiting an

Bei klassischen Bewerbungsprozessen ist der Einstieg extrem niedrigschwellig geworden. Lebenslauf hochladen, Daten automatisch übernehmen, mit wenigen Klicks absenden – fertig. Das führt zwangsläufig zu einer hohen Anzahl oberflächlicher Bewerbungen.

Anonyfy verfolgt bewusst einen anderen Ansatz.

Im anonymen Bewerbungsprozess reicht kein einfacher CV-Upload. Bewerber müssen sich aktiv mit der Stelle auseinandersetzen, denn bei anonyfy zählt die Qualität der Bewerbung:

• Screening-Fragen beantworten
  
• Angaben strukturiert ausfüllen
  
• Qualifikationen konkret darlegen
  
• Motivation nachvollziehbar beschreiben
  

Das kostet etwas mehr Zeit – sorgt aber gleichzeitig dafür, dass Bewerbungen bewusster abgeschickt werden. Wer sich diese Zeit nimmt, beschäftigt sich meist auch ernsthaft mit der Position. Dadurch entsteht automatisch eine höhere Relevanz der eingehenden Bewerbungen.

Weniger Bias, bessere Entscheidungen

Ein weiterer Vorteil: Der Fokus verschiebt sich weg von oberflächlichen Faktoren hin zu tatsächlichen Fähigkeiten.

Im anonymen Recruiting zählen zunächst nicht:

• Name, Alter, Geschlecht, Herkunft, Foto

Sondern ausschließlich:

• Kompetenzen
  
• Erfahrung
  
• Antworten auf relevante Fragen
  
• Passung zur Stelle
  

Das reduziert unbewusste Vorurteile im ersten Auswahlprozess und verbessert die Vergleichbarkeit von Kandidaten.

Recruiting braucht wieder mehr Präzision

Die aktuelle Entwicklung zeigt deutlich: Das Problem im Recruiting ist nicht zu wenig Reichweite, sondern zu wenig Relevanz der Bewerbungen. 

Was beide Seiten wirklich brauchen, sind:

• klarere Prozesse
  
• präzisere Anforderungen
  
• bessere Vorauswahl
  
• mehr Fokus auf gute Passung von Unternehmen und Bewerber*innen
  

Und genau deshalb wird anonymes Recruiting immer relevanter.

Weniger Bewerbungsflut. Mehr echte Matches.

Ein guter Recruiting-Prozess sollte nicht möglichst viele Bewerbungen erzeugen. Er sollte die richtigen Menschen zusammenbringen. Anonyfy hilft dabei, genau diesen Fokus wiederherzustellen:

Weg von oberflächlichen Massenbewerbungen – hin zu fairen, strukturierten und qualitätsorientierten Bewerbungsprozessen.

Denn am Ende profitieren alle davon:

Unternehmen sparen Zeit und Fehlentscheidungen. Bewerber erhalten fairere Chancen. Und Recruiting wird wieder das, was es eigentlich sein sollte:

Die Suche nach dem besten Match – nicht nach der größten Bewerbungsmenge.

Die Ergebnisse der Studie sind hier zu finden.

Eine Stellenausschreibung ist oft der erste Kontaktpunkt zwischen Bewerber*innen und einem Unternehmen. Sie ist damit mehr als nur ein Informationstext: Sie ist Visitenkarte, Einladung und Werbemittel zugleich. Doch in der Praxis wirken viele Jobanzeigen eher wie Barrieren. Zu komplex, zu unpersönlich, zu ausschließend. Das Ergebnis: Weniger Bewerbungen, geringere Vielfalt und verpasste Chancen.

Die gute Nachricht: Mit einer modernen, klar formulierten und inklusiven Stellenausschreibung lässt sich dieses Problem leicht beheben. In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr eine Jobanzeige schreibt, die Talente wirklich anspricht und welche typischen Fehler ihr vermeiden solltet.

Der erste Eindruck entscheidet

Der Einstieg ist der Moment der Wahrheit. Innerhalb weniger Sekunden fällt die Entscheidung: weiterlesen oder abspringen. Lange Textblöcke, endlose Aufzählungen oder ein formaler Tonfall führen dazu, dass Interessierte das Fenster schnell wieder schließen.

Studien zeigen: Männer bewerben sich bereits, wenn sie etwa 60 % der Anforderungen erfüllen. Frauen dagegen erst dann, wenn sie nahezu alle Kriterien abhaken können (Harvard Business Review, 2014). Das bedeutet: Überladene Ausschreibungen verstärken bestehende Ungleichheiten und schließen wertvolle Talente unbewusst aus.

Tipp: Formuliert den Einstieg einladend, klar und motivierend. Eure Stellenausschreibung ist keine Behördenseite, sondern die erste Einladung an zukünftige Kolleg*innen. Setzt direkt zu Beginn auf einen positiven, offenen Ton und vermittelt, warum es spannend ist, Teil eures Teams zu werden.

Sprache als Schlüsselfaktor im Recruiting

Sprache ist nie neutral. Jede Formulierung löst unbewusst Assoziationen aus und entscheidet mit darüber, wer sich bewirbt. Begriffe wie „durchsetzungsstark, belastbar, konkurrenzfähig“ sprechen eher eine bestimmte Zielgruppe an und können andere abschrecken.

Inklusivere Alternativen wie „teamorientiert, lösungsorientiert, verantwortungsbewusst“ laden mehr Menschen ein und spiegeln die tatsächliche Arbeitsrealität in vielen Teams oft besser wider. Auch bei Jobtiteln lohnt sich ein genauer Blick: Statt „Verkäufer/in“ sind neutrale Begriffe wie „Fachkraft Verkauf“ oder „Teamleitung“ zugänglicher und moderner.

Praktische Unterstützung bieten Tools wie der Gender Decoder, mit dem sich unbewusste Sprachmuster identifizieren lassen. Immer mehr Unternehmen nutzen solche Hilfsmittel, um Stellenausschreibungen bewusst inklusiver zu gestalten.

Merkt euch: Eine Stellenausschreibung ist auch Werbung. Und Werbung will niemanden ausschließen, sondern möglichst viele passende Menschen ansprechen.

Der Anforderungskatalog: Weniger ist mehr

Viele Unternehmen machen den Fehler, Stellenausschreibungen wie Wunschzettel zu formulieren. Ergebnis: Bewerber*innen haken innerlich ab und klicken weiter.

Best Practice ist es, Anforderungen klar zu priorisieren.

• Muss-Kriterien (z. B. bestimmte Ausbildung oder Zulassung) sollten eindeutig erkennbar sein
  
• Kann-Kriterien lassen sich als „von Vorteil“ kennzeichnen
  
• Mut zur Lücke zahlt sich aus. Gerade Bewerber*innen mit untypischem Profil bringen oft neue Perspektiven und innovative Ideen ins Team
  

Laut StepStone Recruiting Insights (2023) gehören unklare oder überladene Anforderungslisten zu den häufigsten Abbruchgründen bei Bewerber*innen.

Tipp: Reduziert den Katalog auf das Wesentliche. Talente sollen das Gefühl haben: „Ich passe hier rein“, nicht „Ich werde an 20 Kriterien gemessen“.

Mehr als nur ein Job: Kultur, Transparenz und Perspektiven

Eine gute Stellenausschreibung beschreibt nicht nur Aufgaben, sondern vermittelt auch ein Gefühl für das Unternehmen. Bewerber*innen wollen wissen:

• Wie fühlt es sich an, Teil des Teams zu sein?
  
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?
  
• Was macht die Unternehmenskultur besonders?
  

Transparenz ist dabei entscheidend. Gehaltsspannen, Benefits und Arbeitsmodelle gehören heute zu den wichtigsten Entscheidungskriterien für Bewerber*innen. Unternehmen, die hier offen kommunizieren, signalisieren Wertschätzung und schaffen Vertrauen.

Auch der Ton macht die Musik. Eine Anzeige, die klingt wie ein Behördentext, wirkt distanziert und bürokratisch. Wer dagegen die Sprache seiner Zielgruppe übernimmt, zeigt Nähe und Authentizität.

Tipp: Stellt nicht nur Aufgaben dar, sondern erzählt eine Geschichte. Ladet Bewerber*innen ein, Teil dieser Geschichte zu werden.

Mobile Recruiting und Design nicht vergessen

Laut Indeed und Glassdoor (2022) erfolgt inzwischen über 60 % der Jobsuchen mobil. Das bedeutet: Eine Stellenausschreibung muss auch auf dem Smartphone gut lesbar und bewerbungsfreundlich sein.

• Vermeidet lange Textblöcke und nutzt klare Absätze
  
• Achtet auf eine einfache Struktur mit Zwischenüberschriften
  
• Stellt sicher, dass die Bewerbung mobil mit wenigen Klicks möglich ist
  

Eine technisch einwandfreie, mobil-optimierte Jobanzeige signalisiert Professionalität und steigert die Conversion-Rate von Interessierten zu tatsächlichen Bewerbungen erheblich.

Fazit: Stellenausschreibungen als Schlüssel zu Vielfalt und Erfolg

Die perfekte Stellenausschreibung ist kein Zufall, sondern das Ergebnis von bewusster Gestaltung. Sie

• lädt Talente ein, statt sie abzuschrecken
  
• verwendet inklusive Sprache im Recruiting
  
• beschränkt sich auf das Wesentliche
  
• zeigt Kultur, Perspektiven und Transparenz
  
• ist mobil-optimiert und benutzerfreundlich
  

Kurz: Eine Stellenausschreibung ist nicht nur ein Text, sondern ein Statement über euer Unternehmen.

Wer diesen Schritt ernst nimmt, öffnet die Tür zu mehr Vielfalt, besseren Bewerbungen und langfristig erfolgreichen Teams.

Diesen Satz hören wir immer wieder von HR-Teams, Hiring Manager*innen und Gründer*innen. Spambewerbungen gehören inzwischen zum Alltag. Generische Lebensläufe, Copy-Paste-Anschreiben oder Bewerbungen ohne Bezug zur ausgeschriebenen Stelle. Für Unternehmen bedeutet das vor allem eins: enormer Mehraufwand. Und während sich HR durch endlose Bewerbungsstapel arbeitet, bleiben die wirklich passenden Kandidat*innen oft unsichtbar.

Aber sind es wirklich Spambewerbungen oder liegt das Problem vielleicht auch bei den Unternehmen? Welche Auswirkungen solche Bewerbungen haben und wie können Unternehmen sicherstellen, dass am Ende Qualität statt Quantität zählt?

Warum Spambewerbungen entstehen

Viele Unternehmen suchen die Schuld bei den Bewerber*innen. Doch so einfach ist es nicht. Klar, es gibt Kandidat*innen, die aus Zeitdruck oder Frust dieselbe Bewerbung an zig Unternehmen schicken. Aber ein großer Teil des Problems liegt auch bei den Unternehmen selbst.

Oft ist gar nicht klar definiert, welche Fähigkeiten oder Erfahrungen tatsächlich gesucht werden. Stellenanzeigen sind dann überladen, widersprüchlich oder so allgemein formuliert, dass Bewerber*innen kaum einschätzen können, was wirklich gefragt ist. Das Ergebnis: Bewerbungen bleiben zwangsläufig oberflächlich oder sehr generisch, weil die Bewerber*innen gar nicht so richtig wissen worauf sie sich eigentlich bewerben.

Je gezielter und klarer eine Ausschreibung formuliert ist, desto besser können sich Kandidat*innen darauf einstellen und ihre Bewerbung passend ausrichten. So entstehen Bewerbungen, die nicht nur relevanter sind, sondern auch deutlich zeigen, ob ein Match zwischen Unternehmen und Bewerber*innen vorliegt.

Die Folge ist ein strukturelles Problem, das beide Seiten betrifft: Unternehmen klagen über unpassende Bewerbungen, während Bewerber*innen im Dunkeln tappen, worauf es wirklich ankommt.

Die Folgen für HR und Bewerber*innen

Für Unternehmen bedeutet die Flut an Spambewerbungen vor allem eins: enormen Zusatzaufwand. Recruiting-Teams müssen unzählige Unterlagen sichten, von denen viele von vornherein nicht passen. Das kostet Zeit, verlangsamt Prozesse und erhöht das Risiko, dass gerade die wirklich interessanten Kandidat*innen im Stapel untergehen. Statt die Energie auf qualifizierte Gespräche und fundierte Entscheidungen zu richten, geht sie in erster Linie für das Aussortieren drauf.

Doch auch Bewerberinnen zahlen den Preis. Wer sich ernsthaft Mühe gibt, den Lebenslauf anpasst und ein individuelles Anschreiben formuliert, steht im Wettbewerb mit einer Masse an lieblosen Einreichungen. Die Wahrscheinlichkeit, übersehen zu werden, steigt. Und selbst wenn die Bewerbung gelesen wird, erhalten Kandidatinnen oft gar kein Feedback oder nur standardisierte Absagen. Das wirkt demotivierend, verschlechtert die Candidate Experience und sorgt dafür, dass gute Talente den Bewerbungsprozess als frustrierend wahrnehmen.

Am Ende verlieren also beide Seiten: Unternehmen verschwenden wertvolle Ressourcen und Bewerber*innen verlieren Motivation und Vertrauen in den Prozess.

Recruiting braucht einen Spamfilter

Im Postfach ist ein Spamfilter längst Standard. Warum also läuft Recruiting oft noch ohne vergleichbare Mechanismen? Genau hier setzt ein moderner Ansatz an, der Bewerbungen von vornherein filtert und nur die wirklich relevanten Kandidat*innen sichtbar macht.

Ein einfacher, aber wirkungsvoller Weg ist es, gezielte Fragen anstelle generischer Unterlagen zu stellen. Bei anonyfy bedeutet das konkret: Kandidat*innen laden keinen klassischen Anschreibentext mehr hoch. Der Lebenslauf wird zwar eingereicht, aber automatisch anonymisiert. Persönliche Angaben wie genaue Jahreszahlen verschwinden; stattdessen werden Zeitspannen wie „unter 5 Jahre“, „5–10 Jahre“ usw. genutzt. Auch die Namen der bisherigen Arbeitgeber werden nicht angezeigt, lediglich die Branche, in der das Unternehmen tätig war.

Statt eines Anschreibens beantworten Bewerber*innen fünf gezielte Fragen, die das Unternehmen im Vorfeld formuliert hat. Diese Fragen sind so gestaltet, dass sie aufzeigen, ob jemand sich wirklich mit der Stelle auseinandergesetzt hat und inwiefern er oder sie zum Unternehmen passt. Dabei wird deutlich, mit welcher Mühe und Ausführlichkeit die Fragen beantwortet wurden. So kann HR sofort erkennen, ob ein Kandidat echtes Interesse mitbringt, die Anforderungen der Position erfüllt und auch zur Unternehmenskultur passt. Und das noch bevor persönliche Daten oder konkrete Arbeitgebernamen ins Spiel kommen.

Dieser Ansatz ersetzt nicht nur das klassische Anschreiben, sondern sorgt dafür, dass Qualität vor Quantität steht. Bewerbungsunterlagen, die keine Substanz haben, fallen von vornherein heraus, während diejenigen, die wirklich Engagement zeigen, direkt ins Blickfeld gelangen. So sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Frust und stellen sicher, dass die passenden Talente nicht untergehen.

Qualität statt Quantität

Mehr Bewerbungen sind kein Vorteil, wenn sie nicht passen. Entscheidend ist, schnell die Kandidat*innen zu erkennen, die wirklich Mehrwert bringen.

Das bedeutet: weniger Lebenslauf-Fokus, weniger Pflicht-Anschreiben, dafür mehr Klarheit und Vergleichbarkeit. Unternehmen, die ihren Prozess verschlanken und klare Strukturen schaffen, sparen nicht nur Zeit, sondern bieten auch eine bessere Candidate Experience.

Das Ergebnis: weniger Bewerbungen aber dafür die richtigen.

Warum es sich lohnt, umzudenken

Spambewerbungen zeigen deutlich: Der klassische Bewerbungsprozess stößt an seine Grenzen. Um die passenden Talente zu finden, müssen Unternehmen ihre Verfahren anpassen hin zu mehr Qualität, Transparenz und Fairness.

Der Recruiting-Alltag wird dadurch nicht nur effizienter, sondern auch menschlicher. Denn am Ende profitieren beide Seiten: HR, das schneller die passenden Kandidat*innen findet, und Bewerber*innen, deren Potenzial endlich sichtbar wird.

Das anonyme Bewerbungsverfahren mit den fünf gezielten Fragen kann jeder bei uns für 4 Wochen kostenlos testen. Dafür einfach auf hier klicken um mehr Informationen zu erhalten.

Damit diese Erfahrungen nicht ungehört bleiben, haben wir den anonyfy Kummerkasten ins Leben gerufen.

Warum ein Kummerkasten?

Studien zeigen seit Jahren, dass Bewerbungsprozesse alles andere als fair ablaufen. Laut der Softgarden Candidate Experience Studie 2024 haben 60 % der Jobsuchenden mindestens einmal eine negative Erfahrung im Recruiting gemacht. Noch alarmierender: Über 80 % der Bewerber*innen ändern danach ihre Meinung über den potenziellen Arbeitgeber.

Das bedeutet: Diskriminierung im Recruiting schadet nicht nur den Bewerber*innen. Sie wirkt sich auch direkt negativ auf das Arbeitgeberimage aus.

Mit dem anonyfy Kummerkasten wollen wir diesen Erfahrungen eine Stimme geben. Denn wer diskriminiert wird, bleibt oft allein mit seinem Ärger oder seiner Enttäuschung. Wir wollen diese Geschichten sichtbar machen, ohne dass Betroffene Angst haben müssen, identifiziert oder benachteiligt zu werden.

Wie funktioniert der Kummerkasten?

Unser Kummerkasten ist eine digitale Plattform, auf der jede*r anonym seine oder ihre Erlebnisse im Bewerbungsprozess teilen kann. Das können zum Beispiel sein:

• Diskriminierung aufgrund von Name, Alter, Geschlecht oder Herkunft
  
• Benachteiligung wegen bestimmter Bildungs- oder Berufswege
  
• Nicht genderneutrale Interviewfragen in Bewerbungsgesprächen
  
• Negative Erlebnisse im Umgang mit Feedback oder Absagen
  

Alle Beiträge werden selbstverständlich anonymisiert ohne Nennung von Personen oder Unternehmensnamen.

Hast du sowas schonmal selbst erlebt, oder kennst jemanden? Teile uns die Geschichte hier mit.

Was passiert mit den Geschichten?

Die eingereichten Geschichten sollen nicht im Stillen verweilen. Wir greifen sie regelmäßig in unserem neuen anonyfy Podcast auf und teilen sie auf unseren Social Media Kanälen (natürlich immer anonym sofern dies gewünscht wird) .Dort sprechen wir über die Erfahrungen, ordnen sie ein und zeigen auf, wie Unternehmen faire und diskriminierungsfreie Recruitingprozesse gestalten können.

Damit werden die Stimmen von Betroffenen nicht nur gehört, sondern sie tragen aktiv dazu bei, Veränderung anzustoßen.

Warum ist das wichtig?

Diskriminierung im Bewerbungsprozess ist ein großes Problem, welches zu wenig Aufmerksamkeit bekommt. Sie verhindert Chancengleichheit, verstärkt Fachkräftemangel und führt dazu, dass Talente nicht zum Zug kommen. Gleichzeitig riskieren Unternehmen, durch unfaire Prozesse qualifizierte Kandidat*innen zu verlieren, oft unwiederbringlich.

Mit dem Kummerfalten wollen wir ein Bewusstsein dafür schaffen, wie verbreitet solche Erfahrungen sind, und gleichzeitig einen sicheren Raum für Austausch und Sichtbarkeit schaffen.

Deine Stimme zählt

Du hast selbst schon einmal Diskriminierung im Bewerbungsprozess erlebt? Dann teile deine Geschichte mit uns, vollkommen anonym. Jeder Beitrag ist wertvoll und hilft, mehr Transparenz zu schaffen und die Arbeitswelt Schritt für Schritt fairer zu machen.

Hier gehts zum anonyfy Kummerkasten. 

Von der DSGVO zur KI-Verordnung: Worauf HR jetzt achten muss

Da kommen sicherlich viele Fragen auf. Künstliche Intelligenz ist gefühlt in der breiten Anwendung angekommen - und schon soll KI im Recruiting unterstützen? Für viele wirkt der Schritt vom praktischen Alltagshelfer zum sensiblen Bewerber Auswahlwerkzeug überraschend schnell. Kein Wunder also, dass Unsicherheit herrscht, und umso wichtiger ist es, sich mit den aktuellen Compliance-Anforderungen vertraut zu machen. Denn die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften kann große Risiken für das Unternehmen bedeuten. 

Was bedeutet „Compliance“ im Recruiting überhaupt?

Der Begriff Compliance beschreibt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, unternehmensinterner Richtlinien und ethischer Standards. Im Recruiting Kontext bedeutet das: Personalabteilungen müssen sicherstellen, dass alle eingesetzten Prozesse, insbesondere automatisierte Auswahlverfahren, regelkonform, transparent und diskriminierungsfrei ablaufen.

Ein gutes Compliance-Management hilft dabei, diese Anforderungen systematisch umzusetzen und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Dabei geht es nicht nur um Datenschutz, sondern auch um Gleichbehandlung, Objektivität und die Einhaltung unternehmensinterner Regeln.

Wir haben nachgefragt, welche Herausforderungen dabei verspürt werden, und das kam dabei raus:

Was sind die größten Herausforderungen beim Einsatz von KI im Recruiting? 

• Rechtsunsicherheit: Was ist legal, was riskant und was einfach wirklich nicht erlaubt?
  
• Datenschutzbedenken: Wo endet Automatisierung und wo beginnt ein DSGVO-Verstoß?
  
• Transparenzpflichten: Muss ich Bewerber*innen mitteilen, wenn KI im Einsatz ist?
  
• Verlust der menschlichen Kontrolle: Kann ein Bot „gute Kandidat*innen“ überhaupt erkennen?
  
• Vertrauen in Technologie: Was ist, wenn der Algorithmus diskriminiert?
  
• Fazit: Viele Unternehmen würden gerne, wissen aber nicht wie.
  

Quelle: Ergebnis aus der Umfrage aus unserem Webinar: Compliance & KI im Recruiting

Für all diese Herausforderungen gibt es auch Antworten. Fangen wir mal mit der rechtlichen Grundlage an. Und dort gibt es einige Gesetze und Verordnungen die wir beachten müssen. Die wichtigsten sind folgende:

Quelle: Dr. Frank Schemmel, Senior Director Privacy, Compliance & Public Affairs, DataGuard

Wer KI im Recruiting einsetzt, sollte sich umfassend rechtlich informieren und absichern. Die geltenden Richtlinien und Regelungen, von der DSGVO bis zur kommenden KI-Verordnung, sind dabei keinesfalls optional, sondern bilden die Grundlage für einen rechtssicheren Einsatz von KI im Personalbereich. Wichtig ist dabei nicht nur die reine Umsetzung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch deren transparente Dokumentation und die kontinuierliche Anpassung an neue Entwicklungen.

Ethische Vertretbarkeit von KI im Recruiting

Neben der rechtlichen Dimension spielt auch die ethische Verantwortung eine zentrale Rolle. KI ist nicht per se neutral. Je nach Trainingsdaten und Einsatzbereich kann sie bestehende Vorurteile reproduzieren, diskriminierende Entscheidungen treffen oder den menschlichen Faktor im Auswahlprozess ersetzen. Compliance im Recruiting bedeutet also mehr als nur das Abhaken von Vorgaben. Gerade der Einsatz von KI wirft auch ethische Fragen auf: Wie objektiv sind automatisierte Entscheidungen wirklich? Werden alle Bewerbenden fair behandelt? Und wie stellen wir sicher, dass unsere Corporate Values auch im Auswahlprozess der Bewerbenden gelebt werden?

Gleichzeitig gilt: Nicht jeder Einsatz von KI im Recruiting ist automatisch kritisch. Es kommt stark darauf an, in welchem Bereich sie eingesetzt wird, denn es gibt unterschiedliche Risikokategorien, die bestimmen, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und wie sensibel mit der Technologie umgegangen werden sollte. Je höher das Risiko für eine Benachteiligung, desto strenger die Anforderungen an Transparenz, Aufsicht und Kontrolle. Um es klar zu benennen: Die Sichtung und Bewertung von Bewerbungen fällt in den Bereich der Hoch-Risiko-KI.

Quelle: Dr. Frank Schemmel, Senior Director Privacy, Compliance & Public Affairs, DataGuard

Möglicher Einsatz von KI im Recruiting – mit Verantwortung und Compliance

Trotz der bestehenden Risiken bietet der gezielte Einsatz von KI im Recruiting viele Vorteile, insbesondere in Bereichen, die weniger sensibel sind und nicht direkt mit persönlichen Entscheidungen über Bewerber*innen zu tun haben. Dort kann künstliche Intelligenz die Einhaltung von Richtlinien, die Umsetzung von Governance-Vorgaben und die Effizienz im Bewerbungsmanagement deutlich verbessern. Nutzen könnt ihr KI z.B.: 

• Chatbots für Anfragen im Bewerbungsprozess
  
• Testverfahren für Assessment-Center
• Erstellung genderneutraler Interviewfragen
• Jobanzeigen von KI optimieren lassen
• Übertragung von Lebensläufen in HR-Systeme zur Standardisierung 

Spam-Bewerbungen: Sinnvolle Prozessgestaltung kann helfen

Bei offenen Stellenausschreibungen mit hoher Reichweite können schnell Hunderte E-Mails im Posteingang landen. Da liegt ein KI-Einsatz nah. Allerdings bewegen wir uns hier auch im Bereich der Hoch-Risiko-KI. Eine sinnvolle Prozessgestaltung kann hier helfen: Müssen für eine Bewerbung zum Beispiel obligatorische Screening-Fragen beantwortet werden, spart man sich nicht nur das Lesen der (wahrscheinlich mit KI verfassten) Motivationsschreiben, sondern man erfährt von den Bewerbenden genau das, was man wissen möchte. Und im wunderbaren Nebeneffekt haben wir weniger Spam und mehr ehrlich motivierte Kandidat*innen in der Pipeline.

Genau das haben wir so in anonyfy eingebaut. Sprecht uns gerne dazu an.

Genderneutrale Interviewfragen: Objektivität durch klare Struktur

Auch bei der Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen kann KI eine hilfreiche Unterstützung sein. Etwa bei der Vorbereitung von guten, wertschätzenden und sinnvollen Interviewfragen für strukturierte Interviews. Dies sorgt nicht nur für eine konsistente Gesprächsführung, sondern hilft auch dabei, unbewusste Vorurteile zu vermeiden. Besonders im Hinblick auf Diversität lohnt es sich, auf genderneutrale und diskriminierungsfreie Interviewfragen zu achten. So wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie z. B. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), leichter möglich. Gleichzeitig entstehen einheitliche Abläufe, die sowohl Bewerber*innen als auch dem Unternehmen Sicherheit geben.

Hier könnt ihr noch mehr über die genderneutrale Gestaltung von Interviewfragen erfahren und auch unser Whitepaper dazu herunterladen: Eine Frage der Gerechtigkeit

Anonyme Bewerbung als Lösung 

anonyfy bietet neben dem ethischen Aspekt eine datenschutzkonforme und regelkonforme Software Lösung, um Bewerbungsprozesse nicht nur effizient, sondern auch diskriminierungsfrei zu gestalten. Durch das anonymisierte Bewerbungsverfahren bleiben persönliche Daten wie Name, Aussehen oder Alter vollständig verborgen bis zu dem Moment, in dem Bewerber*innen aktiv an einem Gespräch teilnehmen. Erst mit ausdrücklicher Einwilligung im Nachgang werden die Daten zur weiteren Kommunikation an das Unternehmen gegeben. So schützt anonyfy nicht nur sensible Daten, sondern minimiert auch unbewusste Vorurteile im Auswahlprozess und schafft Vertrauen auf beiden Seiten. Ganz im Sinne einer modernen Corporate Compliance-Kultur.

Gleichzeitig wird die Qualität der Bewerbungen spürbar erhöht. Denn wer sich anonym bewirbt, tut das nicht per Massenversand, sondern mit echtem Interesse und gezielter Auseinandersetzung mit der Stelle, da der Bewerbungsprozess über anonyfy es gar nicht anders zulässt.

Das reduziert nicht nur den Screening Aufwand, sondern hilft auch dabei, die wirklich passenden Talente zu identifizieren, ohne dabei durch Namen oder Fotos abgelenkt zu werden. Ein strukturierter, anonymisierter Prozess macht Bewerbungen vergleichbar, spart Ressourcen und stärkt das Vertrauen in die eigene Auswahl.

Mehr Vor- und Nachteile für die Bewerber*innen und Unternehmen können hier nachgelesen werden. 

Fazit: Wer KI einsetzen möchte, sollte nicht nur an Effizienz denken, sondern auch an Ethik. anonyfy kann dabei ein wichtiger Teil der Lösung sein. Wir haben anonyfy entwickelt, um Sie auf Ihrem Weg zu einer Implementierung eines anonymen Bewerbungsmanagements zu unterstützen. Informieren Sie sich gerne hier über unser Angebot. Die richtige Software kann dabei helfen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Prozesse zu vereinheitlichen und sowohl für Menschen im Unternehmen als auch für Menschen im Bewerbungsprozess ein transparentes und gerechtes System zu schaffen.

Dia Aufzeichnung unseres Webinars zum Thema Compliance & KI im Recruiting kann hier angesehen werden. 

Wir haben den Impact of Diversity Award in der Kategorie Best DEI Project gewonnen, und unser Co-Founder Peter hat den Preis in den Räumen von Accenture entgegengenommen.

Die Party war fantastisch und es war uns eine besondere Ehre, neben so tollen weiteren Preisträger*innen eine von ihnen zu sein!

Auf dem Foto seht ihr Peter Löber von anonyfy mit Mina Saize und ihrem Preis als "Most Influential Women"

Die “Impact of Diversity 2024”-Auszeichnung wurde am 4.7.2024 in Kronberg im Taunus an 16 Preisträger*innen verliehen, die sich herausragend für Diversität und Inklusion einsetzen. Eintracht Frankfurt erhält den Ehrenpreis “Building Bridges”, gewürdigt von Michel Friedman für ihre klare Haltung gegen Rassismus und Antisemitismus. Mina Saidze wird als “Most Influential Women” für ihre Arbeit mit “Inclusive Tech” ausgezeichnet, und Carsten Knobel von Henkel als “Diversity Ambassador” für seinen Aktionsplan zur Förderung von Vielfalt. Ferda Ataman und weitere Redner betonen die Wichtigkeit von Vielfalt für Innovation und Erfolg. Die Gewinner wurden aus über 200 Einreichungen durch Public Voting und eine Jury ausgewählt.

Das ist eine großartige Bestätigung für uns alle – lasst uns gemeinsam weiterkämpfen, damit wir mehr Fairness ins Recruiting bringen!

Hier geht es zur Pressemitteilung des IOD: https://www.presseportal.de/pm/131007/5815063

Wir analysieren verschiedene Interviewverfahren und Selbstdarstellungstaktiken und erläutern, wie sie den Erfolg von Frauen in Vorstellungsgesprächen beeinträchtigen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie gute, faire und geschlechtsneutrale Interviewfragen entwickeln!

Hier könnt ihr eine Zusammenfassung unseres Whitepapers hier lesen, und auch das komplette Whitepaper downloaden:

https://www.anonyfy.jobs/landing-pages/gerechte-interviewfragen/

Ihr glaubt gar nicht, wie stolz ich bin - es war manchmal nervenaufreibend, anstrengend, bei manchen Tests waren wir total euphorisch, bei anderen total verzweifelt. Ja, ein Startup ist ein Marathon, kein Sprint - und jetzt ist die erste Etappe geschafft! Und das nicht alleine, sondern im Team!

Ich freue mich riesig, endlich offiziell das erste Unternehmen vorstellen zu dürfen, das mit anonyfy vorurteilsfreies Recruiting umsetzt!

*Trommelwirbel*

Es ist die IntraFind AG. Intrafind ist ein Münchner Technologieunternehmen und Spezialist für Enterprise Search und künstliche Intelligenz. Seit 20 Jahren helfen sie Unternehmen, ihre Datenberge zu durchforsten und zu organisieren, damit sie ihr Wissen auch nutzen können. Dafür setzen sie ausgefallene Technologien ein und nutzten KI schon, als sie noch nicht auf allen Bildschirmen zu sehen war.

Der erste Job, den Intrafind auf anonyfy ausgeschrieben hat, ist ein erfahrener Projektmanager für technische Projekte.

Hast du Erfahrung in der Leitung von Software-Projekten? Möchtest du dein Organisationstalent, deine Kundenorientierung und deine Kommunikationsfreude in das Team von IntraFind einbringen?

Der Job ist remote möglich und du kommst in eine Arbeitskultur, in der hybrides Arbeiten erfolgreich gelebt wird. Du profitierst von zahlreichen Benefits wie Betriebssport, Jobbike oder betrieblicher Altersvorsorge.

Ihr wollt euch für diesen coolen Job bewerben? Dann meldet euch direkt hier kostenlos an.

Ihr wollt auch vorurteilsfrei rekrutieren und die besten Leute finden? Dann meldet euch bei uns und testet anonyfy einen Monat lang kostenlos!

Ihr wollt in zwei Wochen von Franz über seine Erfahrungen mit anonyfy hören? Dann meldet euch schnell für die Veranstaltung am 4.6. an!

Ich spreche darüber, wie unsere Plattform Unternehmen dabei unterstützt, Vielfalt zu fördern und Diskriminierung zu vermeiden, während sie gleichzeitig die besten Talente anziehen.

Ich lade dich ein, unser Interview zu lesen und gemeinsam mit uns die Zukunft der Arbeit zu gestalten!

Jetzt hier bei SAATKORN das ganze Interview lesen: 

https://www.saatkorn.com/anonyfy-in-der-hr-startup-serie/

Sandra Zemke und die Co-Panelist*innen Prof. Dr. Theresa Treffers , Philip von Haehling , Christian Seemann und Anna Valeria Creitz haben unter der großartigen Moderation von Andrea Hartmeier auf dem anonyfy Panel besprochen, wie Gleichberechtigung im Unternehmen umgesetzt werden und im Recruiting genutzt werden kann. Die Besucher*innen des Panels haben viele konkrete Tipps von den Expert*innen bekommen und konnten viele neue Impulse aus der Diskussion mitnehmen.

Ein weiteres Highlight war das Meetup zum Thema “Diskriminierungsfrei Rekrutieren ?!”, das von der Bundesstiftung Gleichstellung organisiert wurde. Es wurden die Erkenntnisse der aktuellen Studie “Operationalisierbarkeit der Konzeption ,Wege zur Diskriminierungsfreiheit von Unternehmen´ des djb für den Bereich der Personalrekrutierung” vorgestellt. Sandra hat hier aus Sicht des “FidAR Frauen in die Aufsichtsräte e.V.” teilgenommen und zusammen mit den Autorinnen, Dr. Verena Tobsch und Dr. Tanja Schmidt, und mit vielen interessierten Menschen darüber gesprochen, wie diskriminierungsfreies Recruiting gelingen kann. Diskutiert wurde, wie unbewusste und verdeckte Mechanismen, die zum Beispiel Frauen bereits im Recruiting-Prozess benachteiligen, offengelegt werden können und welche Lösungen es gibt, HR-Prozesse geschlechtergerecht zu gestalten. 

Und natürlich waren wir auch mit unserem Messestand wieder vor Ort, standen für Fragen und Gespräche bereit und haben fleißig eure Diskriminierungsgeschichten gesammelt. Vielen Dank für die großartigen Gespräche und die ordentiche Portion positive Energie, die wir uns von allen Besucher*innen auf der herCareer abholen durften.

Bis nächstes Jahr auf der #herCareer2024!

Diversity is not a trend, but a necessity: companies today need to ensure that their workforce is as diverse as the society they serve.

Diversity recruiting aims to promote a diverse corporate culture by approaching and hiring candidates from different backgrounds, genders, ethnic groups, age groups, sexual orientations and abilities. A diverse workforce creates a wide range of perspectives, experiences and skills.

That is why diversity recruiting not only helps to reduce prejudice and discrimination, but also brings new perspectives to all company processes, which can lead to innovative approaches. We not only promote innovation, but also achieve a better understanding of (international) customers and markets and, last but not least, increase the attractiveness of the employer brand.

Basic requirements for successful diversity recruiting in the company: a real strategy.

Without the commitment and support of senior management and the anchoring of all diversity measures in the corporate strategy, nothing will come of it. Senior management should recognise the importance of diversity and inclusion and actively promote these values - internally and externally.

It follows that clear targets and metrics should also be defined for the diversity strategy in order to track and monitor progress. As with any other change process, success depends on continuous investment, measuring the effectiveness of measures and permanently checking whether the right methods are being used.

Specifically, for example: What are the target values for the diversity dimensions for the individual teams, for management levels and for the entire company? How many people with the corresponding diversity dimensions do we want to reach with the job advertisement? And also: Inclusion of diversity indicators in variable remuneration systems.

Without a target, as we all know, every shot is a hit.

Start with the people involved in the selection process.

Diverse recruitment teams: Make sure that the recruitment teams themselves are diverse. This can help minimise unconscious bias and ensure that different perspectives are considered when selecting candidates.

Strengthen recruiters: Recruiters look for the people that hiring managers need for their teams. Sometimes this can lead to (suspected or existing) discriminatory tendencies of the hiring manager - consciously or unconsciously, intentionally or unintentionally - already being applied as a filter in anticipatory obedience. Recruiters should therefore be structurally strengthened in their role, and bonus systems between recruiters and hiring managers should be congruent.

Institutionalise training and reflection: Implement diversity and inclusion awareness training and programmes for all employees. These programmes help to create an inclusive work environment. However, training is not everything: the impact of training is quickly dissipated. Enable refreshers and regular reflection: for example, by scheduling time slots after interviews for personal reflection, or regular, institutionalised joint audits of the hiring processes that have taken place for potential discrimination.

Create structures in processes to invite diversity

Prevent structural discrimination: Check criteria and value catalogues for structural discrimination potential: Can someone with care responsibilities objectively fulfil the required criteria at all? Is a university degree really mandatory? Do your value systems automatically exclude people with other perspectives?

In this context, be sure to check the texts of the job advertisements: Who am I primarily addressing here? Who do I exclude?

Include interview processes: I have already described above how important it is to train the people involved. Here I would like to mention the topic of interview techniques and questions. There are questions that have a manipulative effect, or questions that are answered fundamentally differently by women than by men.

All interviewers should be trained in the type of questions that make sense to ask. Overall, structured interviews with standardised questions have a higher informative value for assessing future job success.

In addition, it has been proven that several assessors who assess the candidates independently of each other ensure a fairer assessment and more diverse attitudes.

In the pre-selection process, anonymous application procedures can help to structurally prevent unconscious bias and discrimination.

Diverse candidate pools: Actively search for candidates in various talent pools and networks. This may include working with diverse professional associations, universities and community organisations.

Last but not least, be aware that it is not only about hiring diverse talent, but also about fostering an inclusive company culture where all employees can feel valued and respected. Because this also has an effect - indirectly - on the talent in the recruiting process.

Since the 1960s, there have been efforts to increase equal opportunities in companies - and since then similar approaches to promote diversity. Classic approaches include diversity training, performance tests and grievance systems. However, if you look around at the average company, diversity is often still not very high. This is one of the reasons why a study by Harvard University took a closer look at how effective such training is. The result: diversity training is not only not very effective, it can even increase discrimination.

Why don't diversity trainings work?

While they do create awareness on prejudice and discrimination in the workplace, what is learned there is in fact soon forgotten. If we are honest, the contents of diversity lectures or workshops are quickly put to the back of the priority list as soon as the stress of everyday work catches up with us.

Diversity training is particularly ineffective if it is not done voluntarily. This is because we have a tendency to resist something even more when it is imposed on us. In the worst case, biases are reinforced and the diversity training works in exactly the opposite direction.

In addition, an overconfidence bias can arise: If I have already participated in countless trainings on the topic of diversity, I believe that I know everything about it. If I now also see myself as an expert in the topic, like recruiters and managers, for example, I tend not to question myself any more. And to question less and less, when I have already done a lot of training.

But the problem with unconscious bias is: it is "unconscious" - we don't notice it! And trainings can't change our brain either.

What measures truly add diversity to a company?

So, we cannot rely on diversity training. Yet we should not stop - we must realise, however, that training is not enough.

Instead of telling employees to take part in diversity training and hoping that one day of workshops will miraculously increase the company's diversity, we should strive to ensure that employees and managers are intrinsically interested in the topic of diversity.

For this to happen, people need to be confronted with diversity and involved in problem-solving. Only in this way will everyone be encouraged in their own social responsibility on this issue and supported in the process of change. The following measures have shown positive effects in the past years:

1. Sustainable diversity training on a voluntary basis: Employees who want to actively shape their environment in a more diverse way are able to further educate themselves, recognize their own biases, and learn more about effective measures for more diversity. Through voluntary registration, the intrinsic motivation of the employees to want to change something is given and the chances are much higher that the contents of the training will be taken up and implemented. A diversity manager can also provide support in this process by organising the diversity training and helping with change processes afterwards. There should also be opportunities for continuous reflection and refreshment.
2. Targeted recruiting of women and underrepresented groups: Targeted recruiting helps to bring underrepresented groups into the company. This gives underrepresented groups a stronger voice and brings diversity into the company through different opinions and approaches.
3. Diversity mentoring: Mentoring is another way to actively involve leaders in problem-solving and reduce prejudice. When mentors help their protégés in their personal development, they build a personal bond with them. If the desired performance is achieved, mentors are happy about the accomplishments of their protégés, no matter what gender or skin color they have. In this way, prejudices are reduced, and differences are accepted.
4. Autonomous teams with regular interdisciplinary exchange: Autonomous teams are not primarily intended to promote diversity but have been shown to help increase contact between groups that would otherwise tend to keep to themselves. In this way, decisions are made, taking into account several different opinions.

Once you take a closer look at the impact, diverse teams bring a number of benefits. We're talking about greater innovation, better decision-making, a more inclusive workplace culture and, as a result, a decisive competitive advantage for companies. Those who still rely solely on old white men in management and leadership positions will not remain competitive for long, for better or worse. And before the big outcry comes: Of course, old white men are also part of diversity - just not them alone!

High-performing teams are created through diversity

In order to mature into a high-performer team, the storming phase must be overcome. According to Tuckmann's phase model, this is the phase in which conflicts arise and, at best, are resolved. Since conflicts arise more quickly in a diverse team due to different points of view, the storming phase is often reached earlier than in homogeneous teams and can also be somewhat more stormy. However, as soon as the conflicts have been successfully resolved, the performing phase starts all the stronger. In this phase, the team performs at its best. Diversity leads to the (faster) emergence of high-performing teams.

Diversity in the company pays off

Diverse teams are more likely to lead to higher financial success. This is shown, among other things, in the 2017 study "Is Diversity still a good thing" by C. Herring, which found that diversity of origin and gender is positively related to business results. Diversity thus has a positive influence on sales revenues, the number of customers and the relative profits of companies.

Another study also found improved financial performance and better valuation through diversity. The study examined 34,543 company years with 5,057 companies and also found a positive correlation between gender diversity and the financial performance of companies (Singal, 2014).

If that is not enough: McKinsey surveyed in 2020 that ethnically diverse teams are 36% more likely to perform better financially than their competitors. (McKinsey&Company: Diversity Wins - How Inclusion Matters, 2020)

Das absolute Highlight war dann natürlich am Nachmittag das gemeinsame Siebdrucken in der Silberfabrik. Um unsere eigenen T-Shirts, Pullover und Goodiebags für anstehende Events indiviuell gestalten zu können, haben wir sie mit den anonyfy Grafiken bedruckt. Die Wahl hatten wir zwischen "bye bye BIAS", "Fair Chances 4 everyone" und "FUCK  GENDER ROLES". Vielen lieben Dank nochmal an Julia für die Gestaltung dieser tollen Grafiken! Falls ihr auch einen anonyfy Jutebeutel, Handyhülle, T-shirt oder Pullover haben wollt, dann schaut doch gerne bei unserem etsyshop vorbei. Denn die guten Nachrichten sind: Unseren Merch bekommt ihr jetzt nicht nur auf den anstehenden Events, sondern auch online!

Da leider nicht das ganze Team mit zum Siebdrucken kommen konnte, haben wir den Abend dann noch zusammen mit allen im Biergarten ausklingen lassen.

Schön war es - bis zum nächsten anonyfy Teamevent!

ulture and working environment of a company or organisation. It is about whether a person's values, behaviours, communication styles and expectations match those of the organisation.

If a person fits well into the culture and work environment, this can lead to higher satisfaction, motivation and productivity. Companies therefore tend to look for employees who fit well with their culture in order to create a harmonious working environment and promote a good working climate.

Cultural Fit in Recruiting

The topic of cultural fit is particularly important in recruiting. Some even say that cultural fit matters even more than qualifications. Does the applicant share the same values as we do? Will they fit into the team? These questions need to be addressed before hiring. 

In practice, a team member is often brought in to meet the applicant over coffee to see if there is a "good chemistry". Alternatively, the hiring manager invokes their own famous knowledge of human nature. Yet how reliable is this assessment for the success of the job?

Decisions based on intuition - Beware, bias takes effect!

Listening purely to gut feeling causes problems. Wherever assessments are made according to intuition, gut feeling or emotions, bias has an influence. Can we really make a decision about whether the applicant is a good fit for the team after drinking some coffee? Are we not deceived by perceived sympathy?

In order to reflect on your own assessment, you should ask yourself directly after an interview: Why do I like this person? And are these things that come to mind now relevant for a job success? Usually not!

Assessing cultural fit is important, just please do it right  

In order to determine one's own cultural fit, one should first be clear about which values are represented in the company and which should be represented in the future. The second step is to define clear criteria for the cultural fit, i.e. to answer the question of when someone fits into the team and how this can be determined.

It is also important to have at least two people involved in the decision-making process to allow for different perspectives. In addition, it should be reflected whether the definition of values also leaves room for diversity. Without this reflection, you can quickly end up preventing real diversity in the narrow search for cultural fit.

Heute haben wir ein paar Fragen an Peter Löber:

Was begeistert dich an der Geschäftsidee von anonyfy besonders?

Die Art und Weise, wie gut sich eine Person in die Kultur und Arbeitsumgebung einer Organisation einfügt, wird als Cultural Fit bezeichnet. Es geht darum, ob die Werte, Verhaltensweisen, Kommunikationsweisen und Erwartungen einer Person mit denen der Organisation übereinstimmen. 

Ein guter Cultural Fit kann zu höherer Zufriedenheit, Motivation und Produktivität führen. Darum suchen Unternehmen häufig Mitarbeitende, die gut zur Unternehmenskultur passen, um ein harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen. 

Cultural Fit im Recruiting

Insbesondere beim Recruiting ist Cultural Fit entscheidend. Es gibt sogar einige Leute, die behaupten, dass Cultural Fit wichtiger sei als Qualifikation. Haben das Unternehmen und der Bewerbende ähnliche Werte? Wird die Harmonie im Team stimmen? Vor der Einstellung müssen diese Fragen geklärt werden.

In der Realität wird häufig ein Teammitglied beauftragt, sich mit dem Bewerbenden zu treffen und zu überprüfen, ob die „Chemie“ stimmt. Zusätzlich setzt der/die Personalleiter*in gerne auf die bekannte Fähigkeit der Menschenkenntnis. Doch inwiefern ist diese Bewertung wirklich relevant für den Erfolg im Job?

Entscheidungen basierend auf Bauchgefühlen - Vorsicht, Bias wirkt!  

Es gibt verborgene Probleme, wenn man sich nur auf das Bauchgefühl verlässt. Überall dort, wo Einschätzungen auf Intuition, Bauchgefühl oder Emotionen beruhen, treten Fehler auf. Kann man nach nur einem Kaffeetreffen wirklich feststellen, ob der/die Kandidat*in für das Team geeignet ist? Oder lassen wir uns hier von scheinbarem Mitgefühl täuschen?

Nach einem Interview sollten wir uns fragen: Warum sympathisiere ich mit dieser Person? Und sind diese Faktoren, die mir jetzt einfallen, relevant für den Erfolg im Job? In der Regel nämlich nicht! 

Richtige Bestimmung des Cultural Fit

Um den Cultural Fit richtig zu ermitteln, ist es wichtig, die Werte des Unternehmens zu verstehen und zu vertreten. Der zweite Schritt besteht darin, eindeutige Standards für die kulturelle Zugehörigkeit festzulegen. Es geht also darum festzulegen, wann jemand ins Team passt und wie man dies am besten herausfindet.

Um verschiedene Perspektiven zuzulassen, ist es auch wichtig, mindestens zwei Personen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Außerdem sollten wir darüber nachdenken, ob die Definition unserer Werte Vielfalt ermöglicht oder nicht. Ohne diese Reflexion besteht die Gefahr, dass eine strenge Suche nach Cultural Fit echte Diversität verhindert. 

Job seekers who include the right hobbies in their application increase their chances of being hired. This is caused by the usual biases in personnel selection - above all the MiniMe effect and the in-group bias. The MiniMe effect causes us to like hiring people who are similar to us. The in-group bias causes us to feel comfortable in our common group (the sailors, golfers or chess players) and better than members of other groups.

What is particularly difficult about this is that some hobbies imply belonging to a certain social class. Horse riding, for example, is an expensive hobby. Further indications of a higher social class can be, for example, the family name, the elite university attended or, quite banally, the choice of hobby.

Do you like to go golfing in your free time, go sailing on holiday or go to horse-riding competitions at the weekend? Congratulations, you have already drawn a good lot in the lottery of life. And you also enjoy privileges that will have a positive effect on your application, especially if you are male.

Job interview because of elitist hobby?

A study from the USA proves that social background plays a decisive role in the application process. Based on a CV audit, it was found that men with characteristics of a higher social class were invited to an interview for top jobs in law firms significantly more often than other applicants. 

It should also be noted that there are also gender differences. Women from high social classes received fewer invitations than men from the same social classes.

The top jobs pay three to six times higher salaries than other types of employment available to law school graduates. This catapults students to the top of the country's income distribution. (Source: Rivera and Tilcsik (2017): Class Advantage, Commitment Penalty: The Gendered Effect of Social Class Signals in an Elite Labor Market).

Fair candidate selection instead of stereotypes

I could now advise applicants to adjust their hobbies in their CV according to the findings of this study. Or I could again point out that for a fair, diverse and high-quality applicant selection, these characteristics - which are not relevant for job success - should be eliminated as far as possible. After all, the name, the (social) origin or even the choice of hobbies do not provide scientifically valid information about the competences and abilities of an applicant.

Rather, such information provides a breeding ground for stereotypes and unconscious prejudices that lead to discrimination and unfairness in the application process. Therefore, the supreme discipline is and remains anonymisation.

Different information can lead to wrong conclusions in our minds within milliseconds. Triggered by a photo, gender, origin or age, wrong decisions are all too often made in the recruiting process. This is not only fatal for the applicants. Companies repeatedly hire the same type of employee based on personal and, above all, irrelevant characteristics in the application documents. This is not only a big mistake for diversity in organisations. The question of qualifications is also not answered by this pigeonholing.

Good bye bias - hello equality

For a diverse recruitment strategy, criteria that could create bias must be eliminated. This also prevents HR managers from positively evaluating applicants who belong to the same group and thus resemble the existing teams and themselves the most (in-group bias). If CVs do not include the name, photo, age or gender of a candidate, HR can focus exclusively on the competences of an applicant during the pre-selection process - social factors no longer play a role. For fair recruiting, application documents must therefore be anonymised.

Equal opportunities for all

Job seekers who might have ended up in the discard pile during the first review of the documents are given a chance through the anonymous application. This creates an equal opportunity to get to know each other personally. Important here: The leading interviewers should of course prevent stereotypes from steering the first interview or train them accordingly in advance. Only those who go into an interview completely unbiased can find the right person for the vacant position.

Als virtuelles Unternehmen haben wir uns vorgenommen, mindestens einmal pro Quartal im selben Raum zu sitzen. Gesagt, getan! Zu unserem anonyfy Spring Meeting haben wir uns gestern das zweite Mal in diesem Jahr in München getroffen - diesmal im Co-Working Space im Werk1 - the most startup-friendly place in Munich.

Auch wenn wir die Vorteile des remote Arbeitens zu schätzen wissen, genießen wir es sehr, uns vor Ort auszutauschen und zusammen kreativ zu werden. Neben den spannenden Impulsen und Brainstormingsessions, gab es auch neue Updates bezüglich der Produktentwicklung. Und eins können wir schonmal sagen - es wird definitiv spannend in den nächsten Monaten!

Den erfolgreichen Tag haben wir dann noch zusammen beim Mexikaner ausklingen lassen. Ein gelungener Abschluss des Teamevents!

I will never forget the day a friend called me and asked me for advice. After 60 applications, still no interview invitations. "Sandra, what am I doing wrong?" A fair question. In my professional career I have read many job applications - and of course I have written a few too. Her application seemed solid to me: woman in her 30s, professionally experienced and well educated. At first glance, there was no obvious reason for the many rejections.

Is it her surname after all?

The search for the cause continued. Is it the photo, is it too beautiful? After all, the Israeli study by Ruffle/Shtudiner shows that attractive men definitely have advantages in the application process - but attractive women tend not to. And then this: "Sandra, I think it's because of my name." With these words she caught me cold as a white, privileged, German-born woman - and in a way she didn't. Because yes, they do exist, the "Michael gets the job, Murat doesn't" cases.

Small deception, big aha!

Was her name really the reason for all the job rejections? We were able to find out quite easily: One job opening, one applicant, one real name and one German name. And lo and behold, Ms Müller got an invitation, but her real name did not. I was amazed: after all, there is even the Federal Government's Anti-Discrimination Agency, which is supposed to protect applicants from prejudice (or worse) racism in German HR departments. Obviously with little success.

Equality through anonymity

After this shocking experience it was clear to me that something needs to change, I want to change something. Qualified applicants - no matter what their background, gender or age - must get the same chance. I needed a solution, something that would make people think internationally and make diversity visible in companies: I founded anonyfy. A platform that anchors anonymous applications in organisations and thus makes fair recruiting possible.

I want companies to no longer pass up the chance to find the best candidates to create the best teams - and thus not be as innovative and successful as they could be.

I want everyone to have the same, fair chance.

It is time!

Auch ich bin dieses Jahr als Expertin mit meinem Vortrag “Warum Sie die besten Kandidat*innen übersehen” dabei und freue mich auf alle weiteren spannenden Impulse zum Thema Recruiting, Unternehmenskultur und teamorientiertes Führen (siehe Programm). Wer den Vortrag von mir noch nicht gesehen hat, und gerne mit mir diskutieren mag, ist herzlich eingeladen, um 16:30 dazuzukommen!

Denn wo soll Diversität starten, wenn nicht beim Recruiting? Fakt ist: Solange die Recruiting-Prozesse Vielfalt in den Unternehmen nicht explizit fördern, kann Vielfalt in der Belegschaft nicht erreicht werden!

Daneben gibt es noch viel mehr zum Thema Diversity zu diskutieren. Ich freu mich auf den Austausch mit euch!

Hier könnt ihr euch zum Event anmelden (für Gründerinnen kostenlos): https://www.eventbrite.de/e/601665657177

Zielposition: Kauffachkraft Logistik

Top Skills

• Fundierte Erfahrung in den Bereichen Spedition und Logistik sowie im Supply Chain Management
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Sehr selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikationsstarke:r Teamplayer:in 

Summary

Über 15 Jahre Erfahrung in den Bereichen Logistik, Spedition und Supply Chain Management. Englisch und Deutsch fließend. Auf der Suche nach einer Logistikposition in einem spannenden Wirtschaftsunternehmen.

Die Person behält auch in stressigen Situationen den Überblick und sorgt für eine effektive Kommunikation im Team und sorgfältiges Management sowie gute Zusammenspiel der Lieferkette.

80%, Vollzeit bei flexiblen Arbeitsbedingungen möglich, Mühlheim, Essen, Duisburg, Düsseldorf, auch remote. 

Berufserfahrung (Highlights)

Kauffachkraft für Spedition und Logistik
Mittelstand, Logistik, > 10 Jahre 

• Leitung der Niederlassung
• Verschiffung und Verzollung von Kraftfahrzeugen
• Mitgestalten der Reisepolitik
• Vorausschauende Prognose der benötigten Laderäume auf den Seeschiffen
• Erstellen von Offerten für Kund:innen
• Zuständig für die Disposition
• Rechnungserstellung und Erstellen von betriebswirtschaftlichen Auswertungen 

Kauffachkraft für Spedition und Logistik
Großunternehmen, Landwirtschaft, < 1 Jahr

• Beschaffungslogistik von Rohstoffen für die Produktion
• Beschaffung über verschiedene Verkehrsträger: Seeschiff, LKW, Binnenschiff
• Sicherstellung der Lagerbestände für die Produktion
• Erfahrungen mit internationalen- und nationalen Lieferanten

Kauffachkraft
Mittelstand, Landwirtschaft, < 1 Jahr 

• strategischer Einkauf

Ausbildung

Staatlich geprüft in Betriebswirtschaft
Fachrichtung: Betriebswirtschaftslehre, 3 Jahre

• Schwerpunkt: Logistik

Kauffachkraft für Spedition und Logistikdienstleistungen
Ausbildung, 3 Jahre

Fachhochschulreife
Kaufmännisches Berufskolleg, 2 Jahre 

Sprachen

• Deutsch – Muttersprache
• Englisch – fließend

Target position: Logistics Clerk

Top Skills

• Profound experience in the areas of freight forwarding and logistics as well as supply chain management
• Excellent organisational skills
• Highly independent, meticulous and reliable way of working
• Team player with strong communication skills

Summary

Over 15 years of experience in logistics, freight forwarding and supply chain management. Fluent in English and German. Looking for a logistics position in an exciting commercial company.

The person will keep an overview even in stressful situations and ensure effective communication within the team and careful management and good interaction of the supply chain.

80%, full-time possible if flexible working conditions are provided, Mühlheim, Essen, Duisburg, Düsseldorf, also remote.

Work experience (highlights)

Freight forwarding and logistics specialist
Medium-sized company, logistics, > 10 years

• Branch management
• Shipping and customs clearance of motor vehicles
• Helping to shape the voyage policy
• Foresighted forecasting of the required cargo space on the ocean-going vessels
• Preparing offers for customers
• Responsible for scheduling
• Invoicing and preparing economic evaluations

Freight forwarding and logistics clerk
Large-scale enterprise, agriculture, < 1 year

• Procurement logistics of raw materials for production
• Procurement via various modes of transport: sea-going vessel, truck, inland waterway vessel
• Securing stocks for production
• Experience with international and national suppliers

Purchasing specialist
Medium-sized business, agriculture, < 1 year

• Strategic purchasing

Education

State certified in business administration
Subject area: Business administration, 3 years

• Specialisation: Logistics

Freight forwarding and logistics services clerk
Training, 3 years

Advanced technical college entrance qualification
Commercial vocational college, 2 years

Languages

• German - mother tongue
• English - fluent

The anonymous application is becoming increasingly popular as it offers a way to bypass prejudice and discrimination in terms of age, gender, ethnicity and other personal characteristics. In countries like the US, Canada or Belgium, partially anonymous applications are now considered standard. Many German organisations are still reluctant to adopt it.

Potential perceived disadvantages of anonymous applications are related to fear and convenience

There seems to be widespread concern that it is no longer possible to select the "right" person. This is, of course, nonsense. After all, the name, gender or origin says nothing about whether the applicant is suitable or not. On the contrary, it is about their qualifications and how valuable they will be to the company. To focus solely on qualifications, anonymisation is indeed extremely helpful, as all "disturbing factors" are eliminated.  

Other concerns include that it is a considerable amount of work to switch from traditional to anonymous applications. This is like any other change process. Change is unpleasant at first and involves an increased amount of work. In the long run, however, it is always worthwhile to initiate a change for the better. Professional support and the use of standardised application forms are beneficial in this respect. This makes the recruiting process more effective and easier.

Downsides for applicants?

Not only employers, but also applicants have concerns about anonymous applications. Applicants do not seem to have the opportunity to make a personal impression, and making contact seems to be more difficult. In addition, there may be less meaningful feedback for applicants. However, with clever technical and psychological solutions, these concerns can easily be remedied and are therefore no disadvantages. But be careful: of course, this only applies if the employer is open to anonymised applications and communicates this clearly.

Pilot project shows advantages of anonymous application

The fact that the anonymous application is successful is shown by a pilot project of the Federal Anti-Discrimination Agency conducted in 2012. A total of 8,550 applications from eight different organisations were reviewed anonymously. The findings were as follows:

The anonymised application procedure could be implemented in almost all employment sectors and the vacancies were successfully filled.

Anonymisation with a standardised application form also seemed to work well for applicants:

31 per cent spent less time on the application, 44 per cent spent the same amount of time, and only 25 per cent said they needed more time. Additionally, 41 per cent of respondents rated their chances of being invited for an interview higher with the anonymous application than with the traditional process.

The anonymous application creates equal opportunities - especially for women and applicants with a migration background.

By using an anonymous application, there are equal opportunities for all applicant groups. This means that everyone is given the same chance of being interviewed - regardless of whether they are affected by discrimination or not. Especially women and applicants with a migration background tend to have better chances of being invited for an interview when compared to the traditional procedure.

At the same time, the anonymous application also has positive immaterial effects in the area of employer branding. Applicants are signalled that information on gender, age and origin does not play a role in the recruitment process. This demonstrates that the company's diversity strategy is actually being implemented instead of just being talked about. This image gain sets companies apart from others and automatically attracts better candidates.